Tous les biens sont soit immeubles soit meubles.

Critères de distinction

Les biens immeubles

Il existe trois catégories d'immeubles:

Les immeubles par nature.

Ils se caractérisent par leur immobilité. Ainsi, sont par exemple immeubles par nature, les fonds de terre et les bâtiments. Un meuble incorporé à un immeuble est aussi considéré comme un immeuble par nature.

Les immeubles par destination.

Il y a deux types d'immeubles par destination. En premier lieu, les meubles que le propriétaire a attachés pour le service de l'exploitation d'un fonds sont des immeubles par destination. Exemple les animaux attachés à la culture. En second lieu, les meubles attachés à perpétuelle demeure par le propriétaire sont des immeubles par destination.

Les immeubles par l'objet auxquels ils s'appliquent.

La législation en matière civile cite l'usufruit des choses immobilières, les servitudes ou services fonciers, les actions qui tendent à revendiquer un immeuble.

Les biens meubles

Il existe trois catégories de meubles :

Les meubles par nature.

Un bien qui peut se mouvoir par lui-même, ou qui peut être changé de place par l'effet d'une force étrangère, est un meuble par nature.

Les meubles par anticipation.

Il s'agit d'une catégorie d'origine jurisprudentielle. Les meubles par anticipation sont des immeubles qui sont considérés comme étant des meubles par anticipation, en vue de leur état prochain. L'exemple typique est celui de la récolte sur pieds : la vente de ces récoltes est considérée par les tribunaux comme étant une vente de biens meubles, car c'est en réalité la récolte détachée du sol qui est l'objet du contrat de vente.

Les meubles par détermination de la loi.

La législation nous donne des exemples de meubles par détermination de la loi : les obligations et actions qui ont pour objet des sommes exigibles ou des effets mobiliers.

Intérêts de la distinction

Les intérêts de la distinction sont nombreux. On en citera les plus importants :

• La construction, l'administration et la vente d'un immeuble ont toujours un caractère civil et jamais commercial; De ce fait, les sociétés immobilières sont civiles, les juridictions compétentes sont les tribunaux civils ou administratifs, jamais les tribunaux de commerce.
• Le lieu du tribunal compétent en cas de litige sur un bien est différent suivant la nature immobilière ou mobilière d'un bien. Ainsi, si le litige porte sur un immeuble, le tribunal compétent sera celui du lieu de l'immeuble. Au contraire, si le litige porte sur un meuble, le tribunal compétent sera celui du domicile du défendeur.
• L'aliénation volontaire d'un bien immobilier fait l'objet de formalités légales qui doivent être accomplies par un officier ministériel (notaire): acte d’authentique, enregistrement, publicité légale. La vente d'un meuble peut au contraire se faire sans formalités, d'où la disposition "en matière de meuble, possession vaut titre."
• Les règles et les formalités de saisie d'un immeuble sont aussi plus officielles et plus complexes que pour un bien meuble.
• La rescision pour lésion est possible en cas de vente d'un immeuble.

Les classifications secondaires

Un bien immeuble ou meuble peut être aussi consomptible ou non consomptible ; fongible ou corps certain.

Biens fongibles (choses de genre) ou corps certains

Critère de distinction

Le bien fongible, ou chose de genre, est un bien (marchandises ou matières) que l'on ne peut pas individualiser. Ils sont désignés dans un contrat par leur espèce (riz), et par leur quantité (1 tonne). Dès lors la cour de cassation considère que les médicaments, individualisés par leur emballage, ne sont pas des choses fongibles.

Le corps certain est un bien non fongible.

Les biens fongibles peuvent être restitués en même quantité et en même nature sans que l'on demande qu'ils soient exactement ceux que l'on avait mis en dépôt par exemple: lorsque l'on dépose de l'argent à la banque on ne demande pas que cette dernière nous restitue les billets déposés, mais seulement la somme équivalente au dépôt.

Le bien fongible a des équivalences (exemple de la pomme qui est un bien fongible). Le corps certain, lui, est unique (exemple du tableau de maître).

Intérêt de la distinction

Là aussi, l'intérêt se situe notamment au niveau de la restitution ou du paiement. Ainsi, si une personne a emprunté une certaine quantité de riz (chose fongible), elle peut restituer une chose du même genre de même quantité.

Biens consomptibles ou durables

Critère de distinction

Les biens dits consomptibles sont ceux qui se détruisent par leur premier usage ou par un usage répété. En fait, il faut que toute utilisation du bien procède à sa destruction, partielle ou totale. Par exemple, un stylo à bille ou la cartouche d'encre d'un stylo plume.

Remarques

Un bien consomptible n'est pas nécessairement un bien fongible :

• un bien consomptible peut être un corps certain. ex. : une fusée.
• un bien durable peut être une chose de genre. ex. : une chaise.

La consomptibilité est une caractéristique physique d'une chose. Dans certaines mesures la monnaie peut être considérée comme un bien consomptible. Si elle n'est pas détruite matériellement par l'usage qu'on en fait, elle est consommée juridiquement, c'est-à-dire aliénée ; c'est ainsi que l'argent est un bien consomptible.

Intérêt de la distinction

Les biens consomptibles ne peuvent pas être l'objet d'un contrat de concession de jouissance. En effet, le bien prêté sera consommé et voué à disparaitre par sa destruction.

En revanche, il est possible d'envisager ce type de convention dans la mesure où le bien consomptible est fongible, c'est-à-dire que le droit personnel d'obligation de restitution du bien du récepteur pourra s'exercer par la remise d'un autre bien en relation d'inter-échangeabilité avec le bien d'origine.

Subdivision des stocks et codification des matières

La subdivision des matières faisant l’objet  de stockage est la suivante :

• les marchandises ;
• les matières premières ;
• les matières consommables ;
• les déchets et rebuts ;
• les produits semi-ouvrés ;
• les produits finis durables ou consomptibles ;
• les emballages commerciaux.

La classification de matières est relative car la nature de chaque bien est fonction de l’usage chaque organisme en procède. Par exemple une marchandise peut être une matière première dans une industrie (cacao pour fabrication du chocolat) et un produit fini dans une, un déchet ici (les cabosses de cacao dans une plantation), une matière première là (fabrication de la  provende) ; à la fois une matière consommable (papier du centre), une matière première (papier à l’impression des épreuves), un produit fini (atelier de fabrication de papier). L’importance de la classification des comptes vise la production de la balance des comptes suivant la codification interne des biens. La comptabilité-matières publique qui est la seule officiellement règlementée codifie les biens en vingt (20) classes de compte dans un plan de comptes des stocks que le législateur a appelé « la nomenclature sommaire ». Il est à relever que chaque fiche de stock matérialise un compte des stocks. En plus, l’ensemble des fiches de stock constitue le grand-livre des stocks. Autrement dit, la codification des matières permet déterminer les comptes divisionnaires des stocks. 

Codification des classes de comptes des matières

Codification des comptes des matières revient à définir les différents numéros et libellés de la nature des opérations des biens corporels meubles dont la tenue des registres et documents sera appelé à enregistrer par classes de la nomenclature. Le codificateur comptable  suivant les types de biens meubles utilisés par l’organisme peut être amené à déterminer C classes avec leurs différentes désignations complétées :

Et si  , nous aurons à dénommer les classes de comptes de à , et  étant la dernière classe qui contiendra les autres matières non classées précédemment . Ces

Livres universels auxiliaires

La comptabilité-matières est tenue dans les livres universels auxiliaires Livre-journal des stocks ou des matières, et Grand-livre des stocks ou des matières. Le livre-journal peut également être conçus de manière scindée un pour les entrées et l’autre pour  les sorties

Documents d’inventaires

Les documents permettent d’identifier le nombre, d’évaluer, et de localiser les biens dans la structure. Même s’il est vrai que selon la taille d’un organisme, le codificateur comptable peut élaborer plusieurs répertoires d’inventaire,  Il en existe suivant leur rôle deux principaux :

1. Les formulaires d’inventaires ;
2. Les fiches de stock.

1)- Les formulaires d’inventaires.

Les formulaires d’inventaire servent à énumérer et à évaluer les biens meubles en quantité et en valeur durant son cycle de vie dans la structure. Les différentes étapes de ce cycle peuvent amener le comptable des matières à établir les documents pour matérialiser la position du bien meuble en :

• position d’approvisionnement ;
• position de mise en service ;
• position de mise en concession ou position d’attente ;
• position d’aliénation.

Ces formulaires sont les seuls juridiquement qui permettent de mouvementer les comptes des stocks à partir des livres universels comptables. Ils sont deux à savoir :

1. les inventaires ;
2. les procès-verbaux.

2)- Les fiches de casier.

Les fiches de casier suivent par articles les mouvements des matières consomptibles ou consommables en entrée et sortie tout en ressortant les matières en stock  de la structure.

Pour un meilleur suivi des matières chaque codificateur peut élaborer différents formulaire avec également différentes appellations.

Par exemples les organismes publics au Cameroun le législateur en a prévu deux fiches de casier :

1. la fiche de détenteur, fiche de casier qui permet de suivre les matières durables ;
2. la fiche de stock, fiche de casier qui permet de suivre les matières consomptibles ou consommables.

Structure organisationnelle des magasins d’un organisme

Dans un organisme public tout comme dans toute autre structure ayant instituée la tenue de la comptabilité-matières, Il peut exister :

Selon la nature des matières quatre (04) types de magasin :

1. les magasins de matières premières (menuiserie, provenderie, etc);
2. les magasins des matières consommables et d’outillages (services logistiques [cuisine, blanchisserie, secrétariat, services techniques, ateliers etc…]) et ;
3. les magasins de produits finis.
4. le magasin général (principal) et ;

Dans une entreprise ces magasins sont placés sous l’autorité unique du représentant légal  dont la règle de séparation de fonctions administrative et comptable exige l’unité administrative et revendique celle de l’unité comptable et non celle de l’unité de lieu. En conséquence celui-ci est l’ordonnateur principal qui gère les matières alors que le Comptable-matières le seul préposé habileté à les conservées. 

Choix de l’emplacement

Les magasins doivent être créés dans un lieu facilitant l’accès et transport du magasin aux principaux services utilisateurs. Ces dispositions réduisent dans l’espace et le temps les risques de sécurité. Dans un service public le matériel didactique peut être entreposé dans espace de bureau, d’un atelier ou dans une pièce en entier dédié au magasin.

Aménagement

Quelque soit le lieu choisit pour emmagasiner les matières, l’aménagement doit permettre des transports intérieurs rapides. Des meubles de rayonnage ou de rangement doivent être disposés de façon à établir les voies de circulation pour la manutention. Pour leur conservation certains biens ont besoin soit de :

• siccité de l’air dans le stockage dans les chambres de conditionnement des soies ;
• humidité suffisante dans les locaux de stockage ;
• air sec et froid dans les chambres de conservation ;
• mesures de défense contre les rongeurs nuisibles dans le magasin.

Acteurs dans l’administration des magasins

Dans le souci d’une bonne gouvernance des matières, l’ordonnateur doit désigner le personnel qui sera habileté d’accompagner dans la gestion des opérations d’acquisition, de maniement ou d’aliénation des matières. Dans le cadre de la gestion les acteurs auront des tâches reparties.

L’administration de magasin intégré dans un système comptable-matières peu les

Les intervenants dans la réalisation des opérations de la comptabilité-matières

Les ordonnateurs-matières

Les ordonnateurs-matières ont reçu une compétence pour prescrire des mouvements des biens au sein de leurs administrations.

Ils sont responsables de la régularité et de l’opportunité des ordres qu’ils prescrivent. Ils doivent :

- exercer une surveillance constante et régulière du matériel de leur administration ;

- veiller à son entretien et à la régularité des opérations et des écritures qui s’y rapportent ;

- ordonner les entrées en magasin, les sorties en stocks et la mise en consommation des matières.

Ils peuvent, au cas où leur résidence est éloignée de celle des comptables ou dans d’autres circonstances dont ils sont juge, délégué leur signature à des agents placés sous leur autorité. Ces derniers deviennent alors responsables des mouvements qu’ils auront personnellement ordonnés.

A côté des ordonnateurs-matières, on trouve ces ordonnateurs délégués qui sont des administrateurs à qui ils ont délégués leur signature ; ils sont responsables des mouvements de biens auxquels ils ordonneront.

L’ordonnateur-matières est tout acteur de l’exécution du budget jouissant du statut d’ordonnateur, et qui la cadre de ses fonctions est habileté à engager les dépenses du matériel notamment les opérations d’acquisition, de maniement et d’aliénation des matières de l’organisme dont il a la charge.

Dans l’administration publique de l’Etat

Toute personne accréditée pour gérer les crédits de l’Etat, qu’il s’agisse de l’ordonnateur secondaire ou délégué, a le statut d’ordonnateur-matières quel que soit son rang et sa fonction, au même titre que ce qui l’accrédité qui est le chef de département ministériel, en sa qualité d’ordonnateur principal a les prérogatives d’ordonnateur-matières.

Fort du précepte de multiplicité des ordonnateurs et de la croissement de leur responsabilité dans les services publics de l’Etat, qu’a institué la LRFE l’ordonnateur-matières est habileté a désigné un comptable-matières, selon l’article 51.

Dans les collectivités Territoriales Décentralisées (CTD)

Dans les CTD, l’ordonnateur-matières est le chef exécutif notamment le Délégué du gouvernement dans les Communautés Urbaines et les maires dans les communes. La LRCTD dispose en son article 101, alinéa (2) qu’II (le chef de l’exécutif) désigne un comptable-matières parmi les agents publics ayant les compétences requises.

Dans les Etablissements publics

Le directeur général est l’ordonnateur principal du budget de l’établissement administratif. Sur proposition du directeur général, des ordonnateurs secondaires peuvent être institués par le conseil d’administration. Les établissements publics peuvent être administratifs, commerciaux ou industriels.

Dans les sociétés à capitaux publics  (SCP)

De même que dans les établissements publics, le directeur général est l’ordonnateur principal.  Les sociétés à capitaux publics sont des personnes morales de droit privé, dotées de l’autonomie financière et d’un capital social intégralement détenu par l’Etat, une ou plusieurs collectivités territoriales décentralisées ou une ou plusieurs autres sociétés à capital public, en vue de l’exécution dans l’intérêt général, d’activités présentant un caractère industriel, commercial et financier.

Dans les sociétés de l’économie mixte (SEM)

Le Directeur général est l’ordonnateur-matières de la société.

Ce sont des personnes morales de droit privé, dotées de l’autonomie financière et d’un capital-actions détenu partiellement d’une part, par l’Etat, les collectivités territoriales décentralisées, ou les sociétés à capital public et d’autre part, par les personnes morales ou physiques de droit privé (nationales ou étrangères).

Bien qu’il existe plusieurs formes juridiques de sociétés elles revêtent généralement la forme de sociétés commerciales – très souvent des sociétés anonymes. Et elles exercent des activités commerciales en principe soumises  aux règles régissant les sociétés commerciales telles que prévues par le droit OHADA. En somme, elles sont assujetties à l’immatriculation au registre de commerce et du crédit mobilier.

Les comptables-matières

Les comptables-matières sont des agents publics nommés. A la différence des comptables en denier, les comptables-matières ne sont pas tenus de prêter serment ni de constituer un cautionnement, n’ont pas l’indépendance de gestion, donc ils sont sous l’autorité de l’ordonnateur.

Les comptables-matières sont personnellement et pécuniairement responsables des faits de leur gestion. Cette responsabilité tire son essence dans la prise en charge des matières et matériels qu’il opère. Ils sont responsables de la tenue de la comptabilité-matières, ainsi que de la garde et de la conservation des matières et matériels qu’ils prennent en charge. La perte ou l’avarie de matériel, lorsque celle-ci provient d’un cas de force majeure ou d’un événement fortuit, dûment signalé et constaté, entraine décharges opposabilité du comptable.

En cas de changement de comptable, les écritures sont arrêtées à la date de remise de service. Tout comptable autorisé à s’absenter doit donner procuration à l’agent chargé de le remplacer, mais il demeure responsable des opérations de son mandataire.

En cas de décès, indisposition du comptable, le livre est arrêté et un intérimaire est désigné d’office en attendant la désignation d’un nouveau.

Leur rôle est de suivre physiquement et sur le plan comptable le mouvement des matières qui leur sont confiées. Ils sont donc responsables de la garde (surveillance pour la sécurité), de la conservation (entretien et maintenance pour le bon état), ainsi que de la régularité des écritures (conformité aux règles comptables).

Ils peuvent être assistés par des dépositaires comptables, des magasiniers et des gérants d’annexes.

Il existe plusieurs catégories de comptable-matières à savoir :

- les gestionnaires comptables qui sont les comptables-matières proprement dit. Le comptable-matières est un magasinier principal apte à tenir et à produire les comptes de tous les magasins tenue par la structure qui l’a désigné ;

- les gérants d’annexes qui sont désignés par l’ordonnateur matières lorsque du matériel est conservé dans des dépôts hors de la résidence du comptable. Ils sont responsables des faits qui les concernent bien qu’ils soient au point de vue comptable, sous les ordres des comptables matières ;

- les dépositaires comptables, désignés par l’ordonnateur matières, ils sont responsable de la gestion du matériel en service et de la régularité des écritures ;

- les détenteurs des matières quant à eux, ont reçu du matériel dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions de la part d’un comptable-matières. Ils sont responsables à la suite par d’inventaires contradictoires établis à leur arrivée et à l’initiative du comptable matières

Les personnels en sous-ordre chargés des opérations de la comptabilité-matières

Les gérants d’annexes

Ils sont nommés par la même forme et par la même autorité que le comptable-matières, lorsque du matériel est conservé dans des dépôts hors de la résidence du comptable.

Ils sont responsables des faits qui les concernent et ils sont rattachés aux comptables-matières par devant qui ils sont responsables.

A titre d’exemple, on peut citer les économes, les gérants des magasins de la pharmacie ou tout autre entrepôt au niveau des hôpitaux.

Les dépositaires comptables

Ils sont responsables de la gestion du matériel en service, de la régularité des écritures du livre auxiliaire de conservation et du contrôle périodique de ce matériel chez les détenteurs. Ils sont désignés par l’ordonnateur-matières.

Les détenteurs de matières

Les détenteurs sont les agents qui, dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, ont reçu du matériel de la part d’un comptable-matières. Ils sont responsables à la suite d’inventaires contradictoires établis à leur départ et à leur arrivée et à l’initiative du comptable-matières. A travers leurs rapports d’activités trimestrielles, semestrielles et annuelles, ils doivent ressortir :

- la situation des mobiliers existants appartenant à l’organisme relevant de leur responsabilité ;

- leurs différents états ;

- les besoins éventuellement pour en assurer la maintenance et la réalisation de nouveaux investissements.

Usagers (consommateurs) des matières des magasins

Détenteurs effectifs

Le personnel

Dans les organismes publics leurs personnels constituent les premiers détenteurs effectifs des biens durableset consommateurs des matières des magasins de ses structures.

Les prestataires

Les prestataires peuvent être temporairement détenteur effectif du matériel durable, pendant la durée leurs prestations. De ce fait peuvent être conduit à consommer les matières consomptibles en magasin de l’agent chargé des opérations de la comptabilité-matières, notamment magasinier, économe ou comptable-matières pour satisfaire les besoins de service(s).

Autres services publics

Les services publics centraux ou des collectivités territoriales décentralisées, dans leur relations avec leurs services sous tutelles, déconcentrées, établissements, sociétés à capital publics ou d’économie mixte  être amenés à leur  céder du matériel pour leur fonctionnement.

Organismes privés

Dans le cadre de ses missions régaliennes l’Etat directement ou à travers ses collectivités territoriales décentralisées peut être conduit à soutenir ses opérateurs économiques. Ces opérations sont le plus inscrites sous le registre des subventions d’investissement.

Particuliers

Dans les missions assignées à certains organismes publics, certains dans leur fonctionnement sont habiletés à effectuer des dons de matériel aux particuliers.

Habilitation des acteurs dans l’administration des magasins

Ordonnateur-matières

L’ordonnateur-matières est  ordonnateur investi du pouvoir de désignation d’un comptable-matières public. S’il veut gérer régulièrement selon les règles applicables à la bonne gouvernance des finances publiques, tout  ordonnateur-matières doit après sa prise de fonction et avant d’engager les opérations de mouvement des matières, se doit de désigner un ou plusieurs comptables-matières formés dans cette branche d’activités. Car, il est assujetti  à l’obligation de tenue et production d’un compte en matières. Et la LRFE, lui exige de nommer un ou plusieurs préposés (formés en comptabilité-matières).

Une fois nommé et installé celui-ci ou ceux-ci seront astreint à produire sous sa responsabilité un comptes en matières concernant des biens placés ou acquis sous sa responsabilité.

Comptable-matières publics

Les agents publics formés en comptabilité-matières sont exclusivement ceux aptes à être désignés aux fonctions de comptables-matières publics. Selon les organismes publics, peuvent être nommés de comptables-matières publics les préposés suivant:

1. les personnels de l’Etat, fonctionnaire et agent de l’Etat relevant du code du travail dans toutes administrations publiques civiles ou militaires, les collectivités territoriales délocalisées, leurs établissements, leurs sociétés et leurs sociétés à économie mixtes ;
2. les agents communaux ou les personnels de l’Etat,peuvent être désignés dans des collectivités de territoriale décentralisée et leurs établissements, leurs sociétés et leurs sociétés à économie mixtes ;
3. les personnels des établissements ou agents de l’Etat et communaux peuvent être nommés des sociétés à capital public et à économie mixtes ;

Dans ces catégories de personnel celles la plus favorisée dans mobilité professionnelle reste les fonctionnaires et les agents de l’Etat relevant du code. Cette catégorie de personnel partout elle est sollicitée.

Ces agents qui dépendent administrativement des administrations de rattachement les ayant désignés, conservent toutefois au plan technique un lien avec le Ministère des Finances à travers la Direction de la Normalisation et de la Comptabilité-Matière qui a pour principale attribution, la gestion de la Comptabilité-Matières.

Modalité de désignation

Pour habiliter un collaborateur à tenir sa comptabilité, l’ordonnateur doit désigner un agent public formé en Comptabilité-matières. A Cette désignation donne lieu à une installation technique qui aboutit à la réalisation d’un inventaire de l’ensemble géré par le poste.

Conformément à la circulaire n°002/CAB/PM du 19 Février 2008 « la nomination, par les ordonnateurs principaux ou secondaires, des comptables-matières de rattachement, doit se faire en privilégiant les Agents publics relevant du corps  des fonctionnaire de la comptabilité-matières ou à défaut, ceux des personnels ayant bénéficié d’une bonne formation en ce domaine, afin de garantir la bonne tenue des écritures comptables indispensables à la production des comptes  de gestion en matières, dans les conditions de fonds et forme fixées par la réglementation en vigueur ».   Cette désignation doit s’effectuer par acte administratif de l’ordonnateur.

Installation technique

La désignation d’un comptable-matières entraine une installation technique dudit préposé sous l’autorité de l’ordonnateur ou de son représentant. Et ces travaux aboutissent à l’établissement d’un inventaire de l’ensemble du matériel géré dans la structure concernée.

Cette installation technique est une opération d’inventaire exhaustif du matériel durable et consomptible de la structure concernée. Or les inventaire intégral du matériel du patrimoine se déroule exclusivement au sein d’une équipe adhocratique constituée de :

1. L’ordonnateur ou son représentant, président ;
2. Le Comptable-matières en exercice rapporteur ;
3. Les vérificateurs du ministère des finances et/ou le contrôleur territorialement compétent, membre ;
4. Toute autre personne convoquée par l’ordonnateur en raison de ses compétences, membre.

La durée maximum :90 jours,à compter du 31 décembre ou de l’exercice clos.

Cet acte de l’ordonnateur en principe précise les délais des travaux et les documents à produire à la fin. Flash

Chronologie des tâches administratives à la création de la commission d’installation technique

Cas d’ouverture d’un poste

Ouverture d’un poste non équipé

Dans ce cas l’inventaire est nul et doit être présenté sur un quart de feuille. La commission constate l’inexistence du matériel.

Ouverture d’un poste équipé

Chronologie des tâches lors de l’installation technique

Ouverture des livres comptables-matières

Avant l’ouverture des livres et la tenue des documents comptables-matières normalisés un certain nombre de dispositions doivent être prises au niveau administratif et technique.

Sur le plan administratif

Le comptable-matières doit se présenter dans son lieu de service et :

1. se faire établir un certificat de prise de service ;
2. se faire communiquer les différentes imputations budgétaires rattachées à sa gestion.

Sur plan technique

Avant l’ouverture livres et la tenue des documents comptables-matières, le comptable-matières doit veiller à ce que les livres universels soient cotés et paraphés par un magistrat d’ordre judiciaire à défaut administratif dans les zones où le tribunal d’instances judiciaires n’est pas implanté.

Ouverture proprement dite des livres et documents comptables

Livre-journal

S’il existe des matières consomptibles qui ont été constatés par la commission ad hoc d’installation technique, comme première écriture le comptable-matières doit prendre en charge l’ordre d’entrée modèle n°8 au vu du PV de recette modèle n°41.

Cette première opération doit permettre d’ouvrir les fiches de stocks ou de contrôle de consommation qui constitue le livre auxiliaire de contrôle de consommation.

Le livre-journal peut être tenue de manière scindée un pour les entrées et l’autre pour  les sorties si la taille, l’organisation et la disponibilité des assistants (magasiniers et gérant d’annexe) du comptable-matières le permettent. Dans ce cas, le comptable-matières peut ouvrir pour ses assistants:

1. un livre-journal des entrées qui est de modèle réglementaire et qui visera (ont) à :
   • exclusivement que  l’enregistrement des opérations d’entrées au vu des ordres d’entrée
   • le contrôle desmandats établis à l’aide des factures livrées ;
   • le contrôle de la comptabilité administrative (dépenses de matériel).
2. Un ou plusieurs livre (s)-journal (aux) des sorties selon les magasins annexes gérés hors de sa portée. Et dans le cas où au moins un livre journal des sorties est tenu par tenu par un ou plusieurs gérant(s) d’annexe, il sera tenu de d’ouvrir un livre journal centralisateur. Il visera à :
   • Enregistrer seulement les sorties au vu des ordres de sortie ;
   • Contrôler la cadence de consommation des stocks ;

Les écritures de sortie sont passées dans les mêmes conditions que les entrées

Grand-livre

Le Grand-livre, doit être ouvert après la signature et l’apposition de la mention d’approbation sur l’inventaire modèle n° 15 par l’ordonnateur-matières. Ses folios sont tenus par articles.

Livres auxiliaires

Ils sont ouverts au fur et à mesure que la première opération qu’il enregistre s’effectue notamment :

• Le livre auxiliaire de contrôle de consommation ;
• Le livre auxiliaire de contrôle de services faits ;
• Le livre auxiliaire de contrôle de transformation ;
• Le livre auxiliaire de contrôle des en position d’attente.
• Le livre auxiliaire de contrôle de conservation.

PIECES JUSTIFICATIVES DES OPERATIONS COMPTABLES-MATIERES

Ce sont les pièces justificatives de 1^er et 2^nd ordre.

1. Les pièces justificatives de premier ordre :
   • Les ordres d’entrée (modèle n°8) ;
   • Les ordres de sortie (modèle n°10).
2. Les pièces justificatives de second d’ordre :
   • Les factures ;
   • Les procès-verbaux ;
   • Les bons de sortie provisoire ;
   • Les états.

Parmi ces ressources documentaires, certaines sont produits et vendus par l’imprimerie nationale et d’autres doivent être élaboré par le comptable-matières. Ceux qui doivent être élaborés par le comptable-matières sont certains de modèle réglementaire c’est-à-dire que le tracé, le fond, la forme et la taille sont prédéfini, alors que d’autres sont totalement à concevoir. 
Avant la tenue des documents le comptable-matières doit élaborer les outils spécifiques non disponibles. Dans ce cours nous présentons dans cette partie les documents comptables-matières et comment les tenir.

Documents d’inventaires

Les documents permettent d’identifier le nombre, d’évaluer, et de localiser les biens dans le centre. Même s’il est vrai que selon la taille d’un organisme, le codificateur comptable peut élaborer plusieurs répertoires d’inventaire,  Il en existe suivant leur rôle deux principaux :

1. Les formulaires d’inventaires ;
2. Les fiches de stock.

1)- Les formulaires d’inventaires.

Les formulaires d’inventaire servent à énumérer et à évaluer les biens meubles en quantité et en valeur durant son cycle de vie dans le centre. Les différentes étapes de ce cycle peuvent amener le comptable des matières à établir les documents pour matérialiser la position du bien meuble en :

• position d’approvisionnement ;
• position de mise en service ;
• position de mise position d’attente ;
• position d’aliénation.

Ces formulaires sont les seuls juridiquement qui permettent de mouvementer les comptes des stocks à partir des livres universels comptables. Ils sont deux à savoir :

1. les inventaires ;
2. les procès-verbaux.

2)- Les fiches de stock.

Les fiches de stock suivent par articles les mouvements des matières durables, consomptibles ou consommables en entrée et sortie tout en ressortant les matières en stock.

Pour un meilleur suivi des matières d’un certain type de matières chaque codificateur peut élaborer différents formulaire avec également différentes appellations.

Par exemples les organismes publics au Cameroun le législateur en a prévu deux fiches de stock :

1. la fiche de détenteur, fiche de stock qui permet de suivre les matières durables ;
2. la fiches de stock, fiche de stock qui permet de suivre les matières consomptibles ou consommables.

Cas de mutation de comptables-matières

La clôture d’un exercice peut être marquée par la mutation du comptable-matières, de l’ordonnateur ou la fin d’un exercice comptable ou budgétaire. Quel que soit l’objet du bilan de l’exercice, la procédure reste la même. L’objectif des travaux d’inventaire visera de déceler les erreurs comptables ou des cas de détournement du matériel et les redresser pour présenter un compte de gestion sincère et conforme à l’image fidèle et réelle du patrimoine existent. Ces travaux conduisent souvent à établir les responsabilités entre les acteurs de la gestion des matières et le comptable-matières sortant ainsi fixer la barrière entre les deux gestions.

CHRONLOGIE DES TACHES DE MUTATION DE COMPTABLES-MATIERES

1. Poste où le grand-livre est ouvert,

Dans poste comptable équipé où le grand-livre n’est pas ouvert, l’installation technique du comptable-matières entraine la réalisation d’un inventaire général de base.

La commission ad hoc d’installation technique se confond à celle de l’arrêt des écritures. A la seule différence que la première ne peut être instituée qu’à la désignation de comptable-matières en début d’exercice. Alors que celle des arrêts des écritures de fin d’exercice peut être instituée avant le 31 décembre. Aussi produisent-elles, dans les mêmes délais de 90 jours pour les mêmes tâches les mêmes documents.

INSTALLATION ADMINISTRATIVE DU COMPTABLE-MATIERES

L’installation administrative est la phase beaucoup plus faste où l’ordonnateur présent au cours d’une cérémonie à laquelle sont conviés les acteurs de la gestion des matières ou de l’exécution du budget. Cette cérémonie que préside l’ordonnateur doit rappeler aux uns et autres acteurs de la gestion du patrimoine public ou social des dispositions réglementaires de la comptabilité-matières, les rôles et attribution des intervenants ainsi que leurs obligations. Cette étape n’est pas obligatoire mais nécessaire pour un rappel à l’ordre et une occasion de partager avec l’expert invité dans commission d’installation sans frais supplémentaires sur les questions que certains détenteurs effectifs pourraient se poser.

Gérant d’annexe

Le gérant d’annexe est un préposé qui tient sa fonction par les attributs du comptable-matières en fonction. Il participe à la gestion du matériel sous la responsabilité du comptable-matières. Tant que le comptable-matières n’est pas habileté, il ne peut assumer ses fonctions.

Détenteur effectif                                                        

La détention du matériel public se justifie par la fiche de détenteur effectif, pour autoriser son personnel à utiliser et se faire prévaloir ou non d’usager d’un matériel appartenant à la personne publique, l’ordonnateur-matières, à chaque début d’exercice doit mettre à jour les fiches de détenteurs effectifs. Et cette opération s’effectue lors de l’installation de l’agent chargé des opérations de la comptabilité-matières, notamment magasinier, économe ou comptable-matières désigné.

En somme l’installation technique de l’agent chargé des opérations de la comptabilité-matières, notamment magasinier, économe ou comptable-matières reste une étape indispensable pour l’ouverture de comptes et pour son habilitation à tenir lesdits comptes.

ACTES DE GESTION COMPTABLES

Les actes de gestion comptables sont des opérations qui enregistrent les mouvements des comptes ou des matières en acquisition, en maniement ou en aliénation du patrimoine corporel d’un poste de comptabilité-matières. Ces opérations peuvent être catégorisées comme : opérations ordinaire ou d’exception.

OPERATIONS ORDINAIRES D’ENTREES ET DE SORTIE : PRINCIPES

Les opérations ordinaires sont caractérisées par le principe qu’elles  enrichissent ou appauvrissent le patrimoine et affectent deux mouvements simultanés, un mouvement de compte et un mouvement de matériel mobilier durable ou consomptible, dont l’enregistrement aux livres universels, exige au préposé l’établissement à la fois de deux types de pièces comptables-matières de second et premier ordre.  Les opérations ordinaires de la comptabilité-matières sont effectuées en acquisition ou en aliénation.

OPERATIONS D’ACQUISITION

EVALUATION DU MATERIEL DES MATIERES EN ENTREE

L’évaluation d’une entrée normale des matières est faite à son coût d’achat ou de production à défaut à la valeur vénale du bien.

Les opérations d’acquisition proviennent principalement des opérations ou circonstances d’opération courante  et d’opération d’inventaire de fin d’exercice.

Les entrées peuvent provenir principalement des opérations ci-après :

1.  
2.  
3. Changements de classification ;
4.  
5. Changement de classement ;
6. Délivrances par les magasins ;
7. Délivrances par d’autres dépositaires comptables ;
8. Erreurs ou omissions de recettes ;
9. Excédents constatés par recensement ;
10. Produits de basse-cour et de naissance des bestiaux ;
11. Réintégrations d’objets enlevés en fraude et saisis ;
12.  

Tout bien nouvellement acquis dans un organisme, quelqu’en soit le mode d’acquisition, doit faire l’objet d’ordre d’entrée cosigné par l’ordonnateur et comptable-matières. Cette pièce justificative de premier ordre doit l’objet de l’enregistrement de l’opération concerné au livre-journal et au grand-livre.

Cet ordre d’entrée doit être appuyé :

1. Pour les achats de :
   • Une facture définitive liquidée et certifiée par l’ordonnateur ;
   • Un procès-verbal de réception si le montant de la facture est supérieur à 200 000 FCFA ;
   • Tout autre document tenant lieu ;
2. Pour les autres modes d’acquisition de :
   • Un procès-verbal constatant l’opération ;
   • Tout autre document tenant lieu.

Procédure d’opération courante  de la période de gestion

Achat inférieur à 200 000 FCFA

Achat supérieur à 200 000 FCFA

Cessions au sein de l’administration cessionnaire

Les biens meubles durables obsolètes, en panne ou en surabondance dans une administration donnée peuvent être cédés à d’autres administrations qui en éprouvent le besoin. Les cessions de biens entre services peuvent s’opérés, soit entre des services relevant d’une même administration centrale, soit entre services relevant d’administrations différentes. Dans un cas tout comme dans l’autre, Ces opérations au sein de la structure cessionnaire correspondent à des opérations d’acquisition.

Lorsqu’un service réceptionne une cession de biens d’un autre service quel qu’il soit relevant ou non d’une même administration centrale, la procédure et la chronologie des tâches à suivre est la suivante:

Outils utilisés pour les acquisitions des matières

Procédure d’opération d’inventaire de fin d’exercice

Entrée suite à un excédent constaté par recensement

OPERATIONS D’ALIENATION

LA VALORISATION DES SORTIES DES MATIÈRES ET MATÉRIELS

Les sorties d’éléments de stocks interchangeables nécessitent le choix d’une méthode de valorisation. En effet, pour les matières et matériels, il peut exister, en stock, différents lots acquis à différents moments et enregistrés lors de leur entrée à des coûts différents (achat ou production).

Dans ce cas à quel coût faut-il valoriser les sorties de matières et matériels ?

Il existe plusieurs méthodes pour évaluer les sorties de stock et des existants en stocks :

- la méthode du Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP)

- la méthode d’épuisement des lots.

Méthode du Coût Moyen Unitaire Pondéré

Selon cette méthode, les sorties de stock sont évaluées à un CMUP égal au rapport suivant :

Valeur totale des éléments disponibles en stock

CMUP = ______________________________________________

Quantité totale disponible

Deux variantes sont utilisées :

- la méthode CMUP de fin de période

- la méthode CMUP après chaque entrée.

CMUP de fin de période

Toutes les sorties de stocks de la période sont valorisées au CMUP déterminé comme suit :

Stock initial (en valeur) + somme des entrées de la période (en valeur)

CMUP = ____________________________________________________________

Stock initial (en quantité) + somme des entrées de la période (en quantité)

CMUP après chaque entrée

Un nouveau coût moyen unitaire pondéré est déterminé après chaque entrée. Il est calculé comme suit :

Valeur du stock précédent + Entrée (en valeur)

CMUP = ______________________________________________

Quantité du stock précédent + Entrée (en quantité)

Méthode d’épuisement des lots

La méthode d’épuisement des lots comporte aussi deux variantes :

- la méthode du Premier Entré, Premier Sorti (PEPS) ou First In, First Out (FIFO) en anglais,

- la méthode du Dernier Entré, Premier Sorti (DEPS) ou Last In, First Out (LIFO) en anglais.

La méthode du PEPS

La méthode PEPS ou FIFO considère que c’est le plus ancien lot qui sort le premier. Les quantités nécessaires seront prises dans le lot le plus ancien et seront évaluées au coût d’entrée de ce lot.

Après l’épuisement du lot le plus ancien, l’évaluation des quantités se fera au coût du lot suivant.

La méthode du DEPS

La méthode DEPS ou LIFO procède de manière inverse par rapport à la méthode FIFO ou PEPS.

Selon cette méthode, c’est le lot le plus récent qui sort le premier.

Les opérations d’aliénation proviennent d’opération courante  et d’opération d’inventaire de fin d’exercice. 

Ces opérations de sortie dans les comptes sont les suivantes :

1.  
2.  
3. Changement de classification ;
4. Changement de classement ;
5. Déficits constatés par le recensement ;
6. Délivrances à d’autres dépositaires comptables
7. Erreurs ou omissions de dépenses ;
8.  
9.  
10.  

Procédure d’opération courante de la période de gestion

Sortie de stocks suite à une consommation du matériel consomptible

Sortie du matériel durable par cession

Cessions

Les biens meubles durables obsolètes, en panne ou en surabondance dans une administration donnée peuvent être cédés à d’autres administrations qui en éprouvent le besoin. Les cessions de biens entre services peuvent s’opérés, soit entre des services relevant d’une même administration centrale, soit entre services relevant d’administrations différentes.

A- DE LA CESSION DES BIENS ENTRE DES SERVICES RELEVANT D’UNEMEMEADMINISTRATION

Lorsqu’un service désire obtenir une cession de biens d’un autre service relevantd’unemêmeadministrationcentrale,laprocédure et la chronologiedes tâches àsuivreestla suivante:

• DE LA CESSION ENTRE SERVICES RELEVANT D’ADMINISTRATIONS DIFFERENTES

Lorsqu’un service sollicite un bien d’un autre service ne relevant pas de la même administration, la procédure et la chronologie des tâches à suivre est la suivante :

• CESSION EN SORTIE AU SEIN DES COLLECTIVITES TERRITORIALES DECENTRALISEES

Lorsqu’un service sollicite un bien d’une collectivité territoriale décentralisée, la procédure et la chronologie des tâches à suivre est la suivante :

DONS

Les administrations publiques dont les dons font partie des attributions traditionnelles, sont celles dotée de crédit budgétaire permettant d’acquérir le matériel destiné aux dons. Dans le respect des règles régissant leur fonctionnement, remettent des dons aux particuliers ou d’autres personnes morales, sous réserve d’identifier les bénéficiaires et d’en obtenir les décharges sur des documents appropriés.

A cet effet, la procédure et la chronologie des tâches à suivre pour le traitement comptable-matières est la suivante :

Sortie du matériel durable suite à une condamnation par une réforme

A)- Sortie du matériel durable suite à la réforme destinée à la destruction

B)-Sortie du matériel durable suite à la réforme destinée à la vente

Dans la commission de vente les recettes sont versées au receveur des domaines ou municipal ;

Pour les cas des produits issus des matières proposées à la vente et non vendus ou de la démolition ou confection doivent être reprise en charge dans la structure initiatrice de la réforme.

Spécificité d’aliénation des biens municipaux

L’aliénation des biens meubles communaux durables intervient par:

• Réforme;
• Cession ou vente.

La réforme est la mise hors service de ce qui y est impropre, pour cause d’avarie, d’usure, d’obsolescence.

L’aliénation du matériel par voie de réforme est effectuée de la manière suivante:

• Les biens meubles durables, vétustes, obsolètes ou reconnus détériorés sont recensés par le comptable matières communal sur un état récapitulatif soumis au maire;
• Le maire soumet la liste des matières et objets à réformer à la délibération du conseil municipal;
• Après approbation du conseil, le préfet, à la demande du maire désigne une commission de réforme qui dresse un procès-verbal;
• Ce procès-verbal est transmis au gouverneur qui statue;
• En cas de vente, le fruit de la vente est recouvré par le receveur municipal;

• Les décisions de la commission de réforme autres que la vente aux enchères publiques (démolition, destructions) sont exécutées par une commission ad hoc.

Toute proposition de réforme de matériel roulant (ou d’aéronefs) doit être revêtue de l’avis préalable du ministre de tutelle.

Les cessions sont des opérations de transfert de propriété par lesquelles une administration cédante délivre à une autre ou à un tiers cessionnaire, des biens à titre onéreux ou gratuit. Toute cession est soumise à la délibération du Conseil Municipal exécutoire et seulement après approbation du gouverneur ou du ministre de tutelle. Pour le cas spécifique des véhicules et camions, leurs cessions sont soumises à l’approbation du ministre de tutelle.

Sortie suite aux déficits constatés par recensement

EXCEPTION

Toute opération qui affecte exclusivement un mouvement soit de matériel ou de compte et dont l’enregistrement aux livres universels exige au comptable-matières l’établissement d’au moins une pièce comptables-matières de premier ou de second ordre.

Opération courante 

Dans le cas des exceptions les opérations courantes enregistrent les opérations techniques autrement appelées opérations de maniement.

Ces opérations de maniement sont des actes comptables qui retracent les flux des biens sans flux de comptes (d’écritures)

Procédure de maniement des matières

Caractéristique de l’opération de maniement

Chronologie de taches de comptabilisation des opérations de maniement

Opération d’inventaire de fin d’exercice

1. Opérations techniques ou de maniement ;
2. Opérations d’ordre ou d’inventaire de fin d’exercice :
   • Opérations d’ordre de régularisation d’erreurs matérielles ;
   • Opérations d’ordre d’unification de prix unitaire par francs forcés ou négligés ;
   • Opérations d’ordre de régularisation d’écarts déficitaires ou excédentaires ;

OPERATIONS TECHNIQUES : OPERATIONS DE MANIEMENT

• Opérations de récolement : opérations d’ordre

Opérations d’inventaire : opérations de particularité 

ACQUISITION

ALIENATION

A CHARGE

A DECHARGE

EXCEPTIONS

PARTICULARITES

Apurement interne des comptes mensuels

Chaque exploitation doit assurer le contrôle interne de la tenue des opérations de comptabilité-matières pour garantir une reddition des comptes sincères et conformes à l’image réelles du patrimoine géré. Dans cette phase d’activité le vérificateur des opérations comptable-matières doit corriger toutes les erreurs contenues sur les documents comptables. Pour les mettre en évidence il doit connaître leur typologie et les étapes de leur occurrence.

La mise en évidence des « opérations d’ordre » ou d’erreurs

Les différentes erreurs peuvent commises :

A)- dans les documents de base eux-mêmes

Ces erreurs ne sont pas imputables au comptable, mais aux services ayant établi les documents notamment facturier, caissiers, magasiniers etc…. Elles n’en vicient pas moins la comptabilité. Aussi le comptable doit-il d’abord s’assurer de l’exactitude des calculs arithmétiques des pièces de base.

Le précédent schéma illustre les contrôles qui existent dans la tenue des livres et documents, et montre, par conséquent, les sources d’erreurs possibles.

Incidence des erreurs

a)- erreurs ont une incidence arithmétique apparente :

Les erreurs à incidence arithmétique sont :

1. Erreurs dans l’inscription des sommes ;
2. Erreurs de totalisations ;
3. Erreurs d’arrondi arithmétique dans le calcul du CUMP des stocks en fin de période de gestion ;
4. Report d’une sortie en entrée ou réciproquement ;
5. Omission de report ou double report.

L’existence de ces erreurs lors  de la vérification des égalités du journal et la balance de la période :

1. Total des opérations à charge (d’entrée) du journal = total des opérations à charge (entrée) de l’état appréciatif ;
2. Total des opérations à décharge (sortie) du journal = total des opérations à décharge (sortie) de l’état appréciatif ;
3. Total des opérations à charge (entrée) au compte de gestion = total des opérations à charge (entrée) du journal ;
4. Total des opérations à décharge (sortie) au compte de gestion = total des opérations à décharge (sortie) du journal ;

 Lorsqu’une de ces égalités n’est pas vérifiée, une erreur au moins a été commise dans la comptabilité.

A)- erreurs sans incidence arithmétique apparente 

Les erreurs sans incidence arithmétique apparente sont :

1. Omission de l’enregistrement d’opérations dans le journal ou double enregistrement d’opérations ;
2. Erreurs d’imputation dans le journal : on n’a pas débité (ou crédité) le compte adéquat, mais un autre ;
3. Erreurs de report dans le grand livre : on a reporté une sortie ou une entrée dans uncompte autre que celui qui est inscrit dans l’article du journal ;
4. Erreurs dans les nombres, mais se compensant : une sortie en trop d’un montant dans un compte compensé par une entrée dans un autre compte au même montant.

Pour toutes ces erreurs, les égalités du système comptable-matières monographique reste vérifiées.

C)- conséquences des erreurs

Toute erreur non corrigée se répercute dans les documents utilisés ultérieurement et toute la comptabilité en est faussée.

Les erreurs sans incidence arithmétique apparentes sont les plus difficiles  à détecter. Comme ces dernières sont le plus souvent des erreurs d’imputation dans le journal, nous pouvons dire que les erreurs commises dans le journal sont les plus lourdes de conséquences ; aussi l’imputation effectuée dans le journal doit-elle être le fait d’un comptable qualifié et de faire l’objet d’un contrôle rigoureux.

D)- La recherche des erreurs

1° Erreurs sur les documents de base et n’ayant pas d’incidence arithmétique apparente.

Normalement insoupçonnées, ces erreurs sont le plus souvent révélées par leurs conséquences extracomptables. Aussi le comptable-matières ou son consolideur veillera à :

1. examiner les pièces justificatives annexes présentées par le fournisseur que :
   • le bordereau de livraison qui l’accompagne la facture définitive, contient le détail des quantités des biens livrés et enfin, qu’il est conjointement signé du prestataire et de l’ordonnateur ou de l’agent chargé des opérations de la comptabilité-matières, notamment magasinier, économe ou comptable-matières ;
   • pour toute commande passée pour un montant supérieur ou égale à 200 000 FCFA, qu’un procès-verbal soit établi en bonne et due forme ;
2. contrôler la régularité des pièces justificatives de 2^nd ordre externes ou externes s’assurant que :
   • pour les factures :
     • la facture a été établie dans les formes réglementaires ;
     • les calculs en fonction des quantités et des prix portés sur la facture sont exacts ;
     • les mentions de liquidationet certification, signature de l’ordonnateur accrédité sous lesdites mentions est effectuée ;
   • les bons de sortie provisoire s’assurer que :
     • il a été conçu dans les formes appropriées ;
     • il est signé de toutes les parties concernées, demandeur, ordonnateur et comptable-matières ;
     • il comporte la désignation des matières, les quantités demandées et servies ;
     • les biens durables soient affectés sur la fiche de détenteur du demandeur quant il s’agit d’un mouvement interne et sur un Procès-verbal de cession lors qu’il s’agit d’une cession ;
   • les procès-verbaux de réforme, de cession, d’aliénation, de perte, de vol, d’avarie etc.…, s’assurer que :
     • la composition de commission ad hoc est conforme ;
     • il présente un état exhaustif de biens en quantité et en valeur ;
     • il est signé par tous les membres de ladite commission ;
3. vérifier les pièces justificatives de 1^er ordre :
   • Ordres d’entrées, veiller qu’ils soient accompagnés de :
     • Une facture, d’un Procès-verbal de réception si montant de facture est supérieure ou égale à 200 000 FCFA et d’un bordereau de livraison pour les fournitures faites ;
     • Un Procès-verbal de cession, d’un ordre de sortie du service cessionnaire ;
     • Bons de Sortie Provisoire (BSP), veiller qu’ils soient accompagnés d’une fiche de détenteur, pour le maniement des biens durables ;
   • Ordres de sortie, s’assurer qu’ils soient accompagnés de :
     • Bons de Sortie Provisoire (BSP) pour la sortie des biens consomptibles ;
     • Procès-verbal de réforme, en cas de réforme, d’avarie en cas d’avarie, de vol en cas de vol, de cession en cas cession, etc.… ;

Exemple :sur les pièces justificatives de 1^er et 2^nd ordre internes, une erreur d’imputation de la nomenclature sommaire de : Coffre-fort, au lieu de 219, le comptable-matières public lors de la réception du matériel lui affecte le compte 215.

2° Erreurs d’enregistrement sur les livres universels et auxiliaires

Ces type d’erreurs sont vérifiés de la 1^ère opération du 1^er jour jusqu’à la dernière opération ordinaire du dernier jour de la période gestion. Ie comptable-matières ou le consolideur comptable veillera à :

1. Contrôler l’enregistrement des opérations dans les livres universels et auxiliaires, en veillant que :
   • Toutes les opérations portées sur les ordres d’entrées et les ordres de sortie figurent dans le livre journal et le Grand-livre ;
   • L’origine des entrées et la destination des sorties soient précises ;
   • La concordance en quantité et en valeurs des pièces justificatives ;
2. Contrôler les services faits, veiller que :
   • Les factures et copie des lettres commandes ou décomptes des marchés relatives aux prestations soient accompagnées des procès-verbaux de réceptions si montant desdites pièces justificatives est supérieur ou égal à 200 000 FCFA ;
   • Les différentes prestations soient enregistrées chronologiquement dans le livre auxiliaire de contrôle des services faits et accompagnés des photocopies des pages du livre ayant enregistrées les mouvements au cours du mois ;

3° Balance inexacte et, Inégalité des totaux entre le livre-journal et ceux de l’état appréciatif ou du compte de gestion:

Quand une Inégalité est observée entre les totaux des opérations d’entrée ou de sortie du journal et ceux des opérations respectives d’entrée ou de sortie de l’état appréciatif, il faut :

• Vérifier les totalisations sur chaque document utilisée (livre-journal et Etat appréciatif) ;
• Rechercher si une opération n’a pas été omise ;

Une au moins des égalités susmentionnées n’est pas vérifiée.

1)-Cas d’une seule erreur. Cette erreur provient le plus souvent :

• D’un report dujournal au Grand-livre, omis ou effectués deux fois ;
• D’un report inexact de somme. Se souvenir que la différence est un multiple de 9 dans le (fréquent) d’une intervention de deux chiffre ;
• D’un calcul inexact : la différence est parfois un multiple de 10, 100 ; 1 000, etc…

2)-Cas de plusieurs erreurs. Ce cas est le plus souvent fréquent en raison du grand nombre d’opérations enregistrées dans le mois. Il faut alors vérifier systématiquement l’ensemble du travail comptable, dans l’ordre suivant :

• Vérification des soldes et des totaux de la balance ;
• Pointage des reports des totaux des comptes dans la balance ;
• Vérification des totaux dans les comptes ;
• Pointage, enfin, des reports du journal au grand-livre.

Dès qu’une erreur est découverte, on la corrige, ainsi que ses répercussions ; on continue ensuite la recherche.

3)- Erreurs d’arrondis arithmétiques surviennent souvent dans le calcul du coût unitaire moyen pondéré dans l’unification des prix unitaires des stocks en fin de période de gestion. Ces erreurs sont appelés en comptabilité-matières, « francs forcés » quand il s’agit d’une erreur d’arrondi par excès et « francs négligés » quand il s’agit de l’arrondi par défaut.

III RECTIFICATION DES ERREURS

1° Erreurs dans le journal

Par suite du caractère légal du journal et de l’interdiction des erreurs des ratures et surcharges , les erreurs commises dans le journal sont rectifiées par l’un des deux procédés suivants et, de préférence, le second :

a)- PROCEDE DE CONTRE-PASSATION

Principe. On annule d’abord l’article erroné en le « contre-passant » (c’est-à-dire en écrivant l’article « opposé »). On présent ensuite l’article correct.

Exemple :

Remarque. Les comptes de mouvements (théoriques) présentent enfin de période des totaux à charge (entrée) ou à décharge (sortie) qui ne corresponde plus aux mouvements réellement enregistrés pendant la période. C’est pourquoi dans le comptes de gestion patrimoniale la différence le soldes des comptes patrimoniaux de fin d’exercice ne peuvent pas être déterminés sans déterminations des opérations inventaires qui décomptent les écarts entre les écritures et les existants.

Cadre d’application : erreurs matérielles, elles proviennent des enregistrements effectués au cours de la gestion ou des écarts de décompte en fin d’exercice.

b)- PROCEDE DU COMPLEMENT ALGEBRIQUE.

Principe. Lorsque l’on a inscrit dans le journal en entrée ou en sortie d’un comptes de la nomenclature sommaire une certaine somme, la façon la plus simple d’annuler cette inscription est de retrancher de l’entrée ou de la sortie la somme en question, donc d’ajouter le nombre opposé du nombre inscrit ; ce nombre opposé est en comptabilité « complément algébrique à zéro » ou « complément algébrique multiple ». Dans ce cours nous développerons seulement la procédure du « complément algébrique multiple ».

Cadre d’application : erreurs d’arrondis arithmétique issues des calculs d’unification de prix unitaire des stocks par CUMP qui sont rectifié par artifice d’écriture de « francs forcés » ou « francs négligés ». Ces opérations qui sont déterminée exclusivement qu’à la fin de l’exercice sont appelés « francs forcés » pour les arrondis excès (en entrée) et « francs négligés » pour les arrondis par défaut (en sortie). 

L’apurement interne des comptes consiste à :

1. Vérifier les états appréciatifs mensuels, veiller que :
   • Ils soient établis sur les documents réglementaires ou s’il est saisi qu’il comporte toutes les mentions du document réglementaire ;
   • Ils retracent les écritures portées au livre journal ;
   • Les opérations sont transcrites dans l’ordre d’enregistrement dans le livre journal ;
   • Les balances, totaux horizontaux = totaux verticaux ;
   • Ils sont arrêtés par mois en valeurs et en lettres en ce qui concerne les opérations à charge et à décharge ;
2. Vérifier l’état des biens consomptibles en stocks, en veillant que :
   • Il reprend exactement en quantité les matières consomptibles acquises au cours du mois et qu’il indique le stock du mois précédent ;
   • Le stock disponible reflète exactement la différence entre les stocks en début de période plus les entrées et les sorties de celle-ci ;
3. Vérifier l’état récapitulatif des mouvements en entrées et sorties, veiller que :
   • Il récapitule en quantité, par N° de NS et par article la situation des biens durables et consomptibles au début du mois ; ainsi que les entrées et sorties pendant le mois et stocks enfin du mois ;
   • Il reflète fidèlement toutes les informations portées sur les documents précédents.

LIVRES UNIVERSELS

COMMENT TENIR UN LIVRE-JOURNAL

INTRANTS UTILISES :

• Ordre d’entrée
• Ordre de sortie

PORTER :

1 Numéro d’enregistrement affecté chronologiquement et par suite numérique croissant ;

2 Date de signature de l’ordre d’entrée ou de sortie ;

3 4 mention de l’origine d’entrée quand il s’agit de l’ordre de l’entrée ou des destinations des sorties quand il s’agit de l’ordre de sortie ;

5 Enregistrement de numéro de la nomenclature porté sur la pièce de premier ordre

6 Libellé des matières figurant sur la pièce d’enregistrement ;

7 mention de l’espèce de mesure qui peut être le nombre (N), le kilogramme (KG), le litre (L) etc… ;

8 Prix unitaire des matières tel qu’enregistré sur la pièce prise en charge ;

9 Quantités des matières tel qu’enregistré sur la pièce prise en charge sur l’ordre d’entrée

10 Prix total des matières tel qu’enregistré sur la pièce prise en charge sur l’ordre d’entrée ;

11 Quantités des matières tel qu’enregistré sur la pièce prise en charge sur l’ordre de sortie ;

12 Prix total des matières tel qu’enregistré sur la pièce prise en charge sur l’ordre de sortie ;

NB : chaque feuillet du livre-journal excepté le premier commence avec la mention « reports » et se termine par la mention « à reporter ».

COMMENT TENIR UNE FICHE DE STOCK OU DE CONTRÔLE DE CONSOMMATION

INTRANTS UTILISES :

• Ordre d’entrée
• Ordre de sortie

PORTER :

1 Date de signature de l’ordre d’entrée ou de sortie ;

2 Raison sociale d’où proviennent les matières en ce qui concerne les entrées ou le nom du service de consommation du matériel sortie ;

3 Mention du numéro de l’ordre de l’entrée, en cas d’entrée ;

4 Mention du numéro de l’ordre de sortie, en cas de sortie ;

5 Quantités dans l’ordre d’entrée pour ce qui concerne les entrées ;

6 Prix unitaire dans l’ordre d’entrée pour ce qui concerne les entrées ;

7 Prix total dans l’ordre d’entrée pour ce qui concerne les entrées ;

8Quantités dans l’ordre de sortie pour ce qui concerne les sorties ;

9 Prix unitaire dans l’ordre d’entrée correspondant aux sorties ;

10 Prix total dans l’ordre de sortie pour ce qui concerne les sorties ;

11Solde des quantités en stocks ;

12 Prix unitaire dans l’ordre d’entrée ;

13 Prix total du stock ;

14 Mentions spécifiques à ajouter pour compléter les informations comptables.

REGISTRE AUXILIAIRE DES SERVICES FAITS

COMMENT TENIR UN REGISTRE AUXILIAIRE DES SERVICES FAITS

INTRANTS UTILISES :

• Facture définitive.

PORTER :

1. N° d’ordre d’enregistrement au registre ;
2. Date de prise en charge ;
3. Date de l’établissement de la facture définitive ;
4. Nature de la prestation ;
5. Montant de la prestation ;
6. Observations.

COMMENT TENIR UN REGISTRE DE PRÊTS AUTORISES

INTRANTS UTILISES :

• Procès-verbal de prêts.

PORTER :

Pour l’opération de prêt :

1. Numérosd’ordredu procès-verbal
2. Datesdes prêts
3. Délaidanslequel la réintégration doit êtreopéré
4. Nomsdes personnesou des servicesdétenteurs
5. Natureet datede l’autorisation
6. Désignation sommairedesmatièreset desobjetsprêtés
7. Valeurs

Pour l’opération de réintégration :

1. Date desréintégrations ;
2. Indication (s’ily a lieu) des modifications, pertesou avariéssurvenusdansles matières ou objets prêtés au moment de leur réintégration ;
3. Valeursdesmatièreset objetsréintégrés ;
4. Versementdu trésorde la valeurdesmatières et objets non réintégrés ou de la moins value des matières et objets réintégrés;
5. Valeurdes matièresetobjetnon réintégréou moins valuedes matièreset desobjets (……) ;
6. Observations

COMMENT TENIR UN REGISTRE AUXILIAIRE DES SERVICES FAITS

INTRANTS UTILISES :

• avis d’expédition.

PORTER :

1. Numéro d’ordre des inscriptions ;
2. Numéro et date de l’avis d’expédition ;
3. Chapitre du budget ;
4. Service ou magasin expéditeur ;
5. Indication du transporteur ;
6. Date du récépissé donne au transporteur ;
7. Désignation sommaire du matériel reçu ;
8. Nombre de colis ;
9. Valeurs de l’envoi ;
10. Désignation du magasin dépositaire etc. auquel est destiné le matériel;
11. Nombre de colis Réexpédiés
12. Date de récépissé donné par le transporteur ;
13. Indication du nouveau transporteur ;
14. Destination ;
15. Observations, Indiquez dans cette colonne si le matériel a été reçu « sans observation »  ou s’il fait l’objet d’un procès-verbal de visite. Dans ce cas, mentionner sommairement les propositions ou imputations prononcées par la commission.

 REGISTRE   

Destiné  à l’enregistrement des demandes  à confectionner,

à réparer  ou à transformer

Nombre de feuillets

A ……………………………..…..le …………………………..…….

NOTA : Ce registre  est  divisé en trois parties  correspondant aux catégories  ci-dessus : à  confectionner, à réparer , transformer

COMMENT TENIR UN REGISTRE DESTINE A ENREGISTRER LES DEMANDES A CONFECTIONNER, A REPARER OU A TRANSFORMER.

INTRANTS UTILISES :

• Bulletin de demande à confectionner, à réparer ou à transformer ;

Pour les approvisionnements :

• Procès-verbal de la commission ordinaire de recette ;
• Ordre d’entrée ;

Pour les sorties :

• Procès-verbal de la
• Ordre de sortie

PORTER :

Opérations d’approvisionnement :

1. Numéros des bonsdu registreà souche ;
2. Numéro delafeuilled’ouvrage ;
3. Numéro de la nomenclaturesommaire ;
4. Désignation du matériel ;
5. Date de la commande ou de la réception ;
6. originede la commandeou dumatériel reçu ;
7. Quantités commandée ou réceptionnée ;
8. Signature du fonctionnaire ou de l’agent qui a formulé la demande.

Procédure de transformation en entrée :

Lorsqu’il est nécessaire de faire confectionner des objets destinés à l’approvisionnement des magasins, il est établi par le comptable gestionnaire une demande à confectionner extraite d’un registre à souche (modèle n° 33), cette demande est signée du directeur ou son délégué.

Il est tenu dans chaque atelier un registre (modèle n° 34) sur lequel sont enregistrées toutes les demandes à confectionner qui lui sont adressées.

Les objets confectionnés sont soumis, dans les ateliers, à la visite d’un agent qui peut être le comptable-matières ou non désigné par l’ordonnateur. Celui-ci fait mention du résultat de sa visite dans la colonne réservée à cet effet sur le registre modèle n° 34.

L’ordonnateur fait établir un ordre d’entrée (modèle n° 6) qui est remis au comptable-matières en même temps que les objets.

Le comptable-matières donne récépissé au chef d’atelier sur le registre modèle n° 34.

L’ordre d’entrée porte la  déclaration de prise en charge du comptable.(instruction coloniale)

FEUILLE D’OUVRAGE    

N°_____________

(2)

CREDIT ACCORDE :

______________________

ARTICLE …………………………, SECTION, NUMERO

________________

La présente feuille d’ouvrage, contenant ………………………, feuillets, a été paraphée par nous ………………………………………………………………………

A ………………………., le……………………………..

A ……………………………..…..le …………………………..…….

Nota. –La série des numéros des feuilles d’ouvrage sera renouvelée chaque année