Installation technique

Commission ad hoc d'installation technique

L’ordonnateur doit conformément au point la circulaire N° 001/C/MINIFI du 28 décembre 2018 portant instructions relatives à l’exécution du budget de lois des finances, au suivi et au contrôle d’exécution du budget de l’Etat et des autres entités publiques de l’exercice 2019 et à l’article 39 de l’instruction édictant les normes et procédures relative à la tenue de la comptabilité-matières de juin 2012 au début de chaque exercice budgétaire ou de sa prise de fonction, désigner un ou plusieurs Comptables-matières par acte administratif. La procédure de réouverture des comptes un exercice ne s’obtenant qu’au terme de la clôture de l’exercice précédent cette procédure marque donc la fin d’exercice budgétaire ou la mutation soit de l’ordonnateur ou du comptable-matières.

L’acte de désignation une fois signé, il doit le transmis sous quinzaine à trois responsables du Ministère des finances à savoir :

Le Directeur de la normalisation et de la Comptabilité-matières ;
Le contrôleur financier compétent ;
Le Comptable du Trésor compétent ;

Cet acte de désignation donnant lieu à une installation technique l’ordonnateur doit instituer une commission ad hoc pour procédé au recensement systématique de tout le matériel de la structure. Et celle commission est composé de :

De Président : l’ordonnateur ou son représentant ;
Membres :
1. Le contrôleur financier ou son représentant ;
2. Le comptable-matières sortant ;
3. Toute personne choisie en raison de ses compétences par l’ordonnateur ;
Rapporteur : Comptable-matières entrant.

Durée du mandat

Chronologie des tâches administratives

Tache à effectuer	INDICATION DE L’OUTIL DE GESTION	Acteurs intervenant
Désignation de l’ACOCM formé aux techniques Comptables-Matières	Télécharger	Ordonnateur en exercice
Création, désignation et convocation des membres de commission ad hoc installation technique de l’ACOCM	Télécharger
Convocation de la commission	Télécharger
Lettre d'information de la désignation de l’ACOCM aux responsables du Ministère des finances (à la DNCM, pour les services centraux et via Contrôle régional financier pour les services extérieurs,au contrôleur et comptable du trésor compétents)	Télécharger

Cas d’ouverture d’un poste : Ouverture d’un poste non équipé

Cas d’ouverture d’un poste : Ouverture d’un poste équipé

Chronologie des tâches lors de l’installation technique d'ouverture d'un poste équipé

Tache à effectuer	INDICATION DE L’OUTIL DE GESTION	ACTEURS INTERVENANT
Inventaire initial et intégral des biens, ainsi que leur estampillage		Commission ad hoc d’installation
Elaboration au vu du matériel consomptible en stock et signature du PV de recettes modèle n° 41	Proces verbal de la commission ordinaire des recettes (26.3 Ko)
Ouverture des fiches de stock autrement appelées, fiches de contrôle de consommation dont l’ensemble sous forme reliée ou de fiche constitue le livre auxiliaire de contrôle de consommation.
Ouverture des fiche de détenteur effectif ou provisoire pour le matériel en service ou en magasin
Elaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et Signature des documents d’inventaire, modèle n° 15
Elaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et, Signature du Procès-verbal de recensement modèle n° 46
Conservation d’une copie de chaque document signé
Signature de l’ordre d’entrée modèle n° 08 : dans le cas de l’existence du matériel consomptible		Ordonnateur en exercice
Signature des fiches de détenteur
Conservation d’une copie de chaque document signé
Signature des fiches de détenteur		Comptable-matières entrant
Conservation deux copies de chaque document signé, une pour l’archivage et une autre pour lui-même		Comptable-matières entrant
Signature des fiches de détenteur		Détenteur effectif
Conservation d’une copie de la fiche de détenteur signée		Détenteur effectif
Cas de l’existence du matériel consomptible, signature de l’entrée modèle n° 08 et Prise en charge dans les universels une fois ouvert.		Comptable-matières entrant

Cas de mutation de comptables-matières

La clôture d’un exercice peut être marquée par la mutation du comptable-matières, de l’ordonnateur ou la fin d’un exercice comptable ou budgétaire. Quel que soit l’objet du bilan de l’exercice, la procédure reste la même. L’objectif des travaux d’inventaire visera de déceler les erreurs comptables ou des cas de détournement du matériel et les redresser pour présenter un compte de gestion sincère et conforme à l’image fidèle et réelle du patrimoine existent. Ces travaux conduisent souvent à établir les responsabilités entre les acteurs de la gestion des matières et le comptable-matières sortant ainsi fixer la barrière entre les deux gestions.Dans poste comptable équipé où le grand-livre n’est pas ouvert, l’installation technique du comptable-matières entraine la réalisation d’un inventaire général de base.

Chronologie des tâches de la mutation de comptables-matières

Tache à effectuer	INDICATION DE L’OUTIL DE GESTION	Acteurs intervenant
Mise à jour des livres et documents ou de l’estampillage du matériel nouveau et non marqué		Comptable-matières sortant
Recensement du matériel consomptible en stock, élaboration et signature du PV de recettes modèle n° 41		Commission ad hoc d’installation
Mise à jour des fiches de stock autrement appelées, fiches de contrôle de consommation dont l’ensemble sous forme reliée ou de fiche constitue le livre auxiliaire de contrôle de consommation.
Mise à jour des fiches de détenteur effectif ou provisoire pour le matériel en service ou en magasin, élaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et Signature du document d’inventaire, modèle n° 15
Signature du PV de recettes modèle n° 41 : cas d’excédent
Elaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et Signature des documents d’inventaire, modèle n° 15
Elaboration au vu des fiches de détenteurs et du matériel consomptible du PV modèle n°41 et, Signature du Procès-verbal de mutation modèle n° 40
Signature du PV de perte, modèle n° 45, cas de déficit = Aliénation
Signature du PV de recensement, modèle n° 46
Signature de l’ordre d’entrée modèle n° 08 : cas d’excédent ou de francs forcés		Ordonnateur en exercice
Signature de l’ordre de sortie modèle n° 10, cas de déficit = Aliénation ou de francs négligés
Signature des fiches de détenteur
Conservation d’une copie de chaque document signé
Prise en charge des biens en sortie ou en entrée selon le cas dans les livres universels et auxiliaires
Signature des fiches de détenteur		Comptable-matières sortant
Conservation d’une copie de la fiche de détenteur signée
Signature de l’ordre d’entrée modèle n° 08 : cas d’excédent ou de francs forcés
Signature de l’ordre de sortie modèle n° 10, cas de déficit = Aliénation ou de francs négligés
Signature des fiches de détenteur		Détenteur effectif
Conservation deux copies de chaque document signé, une pour l’archivage et une autre pour lui-même		Détenteur effectif
Arrêt des écritures comptables au niveau du livre-journal , du grand livre, des registres courrier ouverts (arrivée transmission ou départ) et des livres auxiliaires de contrôle ouverts (de services faits, de transformation, de consommation ou conservation)		Commission ad hoc d’installation

La commission ad hoc d’installation technique se confond à celle de l’arrêt des écritures. A la seule différence que la première ne peut être instituée qu’à la désignation de comptable-matières en début d’exercice. Alors que celle des arrêts des écritures de fin d’exercice peut être instituée avant le 31 décembre. Aussi produisent-elles, dans les mêmes délais de 90 jours pour les mêmes tâches les mêmes documents.

Les biens durables en stock ou affecté temporairement à un prestataire font l’objet de l’établissement d’une fiche de détenteur provisoire au nom du comptable-matières ou de son gérant d’annexe soit également au prestataire de service (réparateur, consultant etc…).

Dans un poste où un inventaire général de base existe déjà cet inventaire constituera un inventaire de recollement sinon un inventaire général de base.

Les cas de concordance dans la gestion du patrimoine sont extrêmement rares, quand ils sont observés, ils ne génèrent aucunes opérations de redressement. Par contre, les cas de non concordance sont le plus souvent observés qui accusent les déficits ou les excédents. Ces écarts peuvent tout être comptables ou réels. Dans tous cas de figure nous pouvons avoir :

Un déficit comptable ou réel ;
Un excédent comptable ou réel.

Les déficits ou excédents comptables ne signifie pas que les acteurs de la gestion ont mal géré. Ces écarts tiennent leurs sources sur les erreurs ou leurs méthodes de rectification. En somme, seuls les cas de non concordance réelle seront récapitulés sur le procès-verbal de mutation de comptable. Ils donnent obligatoirement lieu aux explications écrites des détenteurs effectifs et du Comptables-matières sortants. Le comptable-matières entrant peut émettre ses réserves dans les (06) six mois qui suivent sa prise de service.

L’arrêt des écritures du livre-journal se matérialise à la suite du dernier article enregistré la rédaction des mentions suivantes : «Arrêté le présent le présent livre-journal pour besoin de passation de service, au N°______à la somme de _______________, en ce qui concerne les opérations à charge et au N°_______à la somme de __________, en ce qui concerne les opérations à décharge.

Date de dernière mise à jour : 27/01/2019

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Commentaires

1 Nathalie Le 12/10/2018

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Nathalie L
2 AMOUGOU BALLA Paul Le 03/11/2018

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